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Informacion Legal
Manual de Politicas de Privacidad y Tratamientos de Datos Personales de Fruticola de Colombia S.A.S.
PROPÓSITO:
La Ley 1581 de 2012, tiene como propósito principal la protección de la información privada de los colombianos. Su objetivo fundamental es el desarrollo del derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
ALCANCE:
Aplica a FRUTICOLA DE COLOMBIA S.A.S.
RESPONSABLE:
Área de PCR (Peticiones, Consultas y Reclamos) de LA EMPRESA, domicilio: YUMBO dirección: Calle 13 No. 32-230 Bodega 5 Acopi, correo electrónico servicioalcliente@fruticoladecolombia.com y teléfono: (2) 666 8050 .
DEFINICIONES:
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán como definiciones las previstas en la ley.
PRESENTACIÓN:
El presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos ha sido expedido en atención a lo determinado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y/o disposiciones complementarias y/o modificatorias.
Este manual tiene como finalidad establecer las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales por FRUTICOLA DE COLOMBIA S.A.S. (en adelante “LA EMPRESA”) en el territorio Colombiano, en cumplimiento del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL:
Los datos personales serán recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos y suprimidos por LA EMPRESA, para el desarrollo de su objeto social. Las bases de datos estarán vigentes durante la existencia de LA EMPRESA y hasta su liquidación. Para el tratamiento de datos personales, LA EMPRESA obtendrá autorización del titular bajo cualquiera de los mecanismos previstos en la Ley 1581 de 2012 y las normas legales modificatorias o complementarias de la misma. LA EMPRESA al momento de solicitar la autorización, informará las políticas y procedimientos de LA EMPRESA para el tratamiento de datos personales. La recopilación y tratamiento de la información podrá realizarse directamente o por medio de terceros debidamente facultados para suministrarla, tales como socios comerciales, vinculados o empresas contratadas especialmente para tal fin, quienes observarán estrictamente este documento. La información objeto de tratamiento será la recolectada por LA EMPRESA durante toda la relación con el titular, quien podrá actualizarla, modificarla o suprimirla en cualquier tiempo, salvo que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. LA EMPRESA no recolectará información sensible a menos que sea imperiosamente necesario para el cumplimiento de su objeto social, caso en el cual seguirá lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias o modificatorias de la misma.
Se entienden por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Tratamiento de datos sensibles: Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA cumplirá con las siguientes obligaciones:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtener su consentimiento expreso.
• Ninguna de las actividades que realiza LA EMPRESA está ni estará condicionada a que el titular suministre sus datos personales sensibles.
Casos en que no se requiere la autorización:
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolecentes solo podrá realizarse cuando se trate datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1587 de 2012 o las normas que lo modifiquen o desarrollen y cuando dicho tratamiento cumpla los siguientes parámetros y requisitos: 1) Que responda y respete el interés superior de ellos. 2) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos el representante legal del niño, niña o adolecente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Para el cumplimiento de las anteriores finalidades, LA EMPRESA podrá ceder parcial o totalmente a terceros el tratamiento de datos, transfiriendo al encargado la información personal que sea necesaria para tal propósito.
POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
La información almacenada y custodiada por LA EMPRESA, estará bajo las medidas físicas, técnicas y tecnológicas necesarias que garanticen su adecuada conservación, confidencialidad y seguridad. LA EMPRESA a través de sus colaboradores, implementará todos los mecanismos necesarios y razonables para la protección de la información que minimice el riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Esta obligación será de medio y no de resultado, y en casos de fuerza mayor o caso fortuito LA EMPRESA quedará eximida de cualquier responsabilidad. La información tratada por LA EMPRESA será guardada y conservada durante todo el tiempo que el cumplimiento de las finalidades de tratamiento determine, sin perjuicio de las obligaciones legales que dispongan lo contrario. Los líderes de proceso, es decir gerentes y jefes serán los responsables de velar por el cumplimiento de las Políticas aquí establecidas y de atender peticiones, consultas y reclamos, así como de transmitir y transferir la información personal con el apoyo del cargo establecido o que se establezca al respecto.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, las Gerencias y las diferentes áreas autorizadas.
LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos LA EMPRESA.
En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio y para la adquisición y enajenación de bienes y servicios, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de LA EMPRESA en términos seguros.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:
Una vez autorizado el tratamiento de datos personales por su titular, LA EMPRESA realizará el tratamiento de la información, persiguiendo las siguientes finalidades:
• Para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de LA EMPRESA y los procesos administrativos, comerciales, laborales y legales que se requieran para el cumplimiento y ejercicio de las obligaciones y derechos que se deriven de todo lo anterior, directamente o con el concurso de terceros vinculados legal o comercialmente con quienes se comparta la información para esos fines.
• Compartir y trasladar los datos personales a aliados comerciales de LA EMPRESA, para el desarrollo de su objeto social y la realización de negocios jurídicos.
• Promocionar, publicitar, auditar, certificar y controlar, las actividades, productos y servicios de LA EMPRESA y de terceros con los cuales la misma mantenga relaciones de negocios así como realizar investigaciones y pruebas de mercado, análisis estadísticos, actualizaciones o verificaciones de información, directamente o con el concurso de terceros.
• Usar y revelar los datos para atender y cumplir requerimientos legales, judiciales o administrativos de orden nacional o internacional.
• Efectuar reportes y consultas sobre datos personales y suministrarlos a entidades bancarias, certificadoras, calificadoras de riesgos, centrales de información, aseguradoras y otras entidades públicas o privadas, para fines administrativos, legales, comerciales, de certificaciones, seguridad y prevención y control de fraudes lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Realizar comunicaciones con los titulares de los datos, sus familiares y causahabientes, para efectos administrativos, legales, comerciales, de mercadeo, publicitarios, laborales y de bienestar laboral, de seguridad, de certificaciones y de contacto.
• Adoptar medidas para la prevención de actividades ilícitas, tratar temas de seguridad física, seguridad industrial y seguridad social y consultar información en las listas de control (listas nacionales e internacionales), con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y ¨LA EMPRESA.
• Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información y verificar los mismos, así como las afiliaciones, derechos e información de sus titulares para gestionar la prestación de sus servicios o su vinculación de cualquier orden legal con LA EMPRESA.
• Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de las relaciones comerciales y jurídicas con LA EMPRESA.
• Las demás autorizadas por la persona que entregue sus datos o autorizadas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas que la regulen o modifiquen.
Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este u otros documentos y/o en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.
Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de bienes y servicios, sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, sitios web, entidades bancarias, aseguradoras, certificadoras, etc.)
DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCERLOS:
LA EMPRESA, a través del Responsable o del Encargado del Tratamiento, reconocerá a favor del titular los siguientes derechos en los términos legales establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA, salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012 u otras normas legales;
c. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia haya determinado cuanto en el tratamiento el responsable o encargado a incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita a LA EMPRESA indicando su intención de modificar, actualizar, rectificar o eliminar la información personal con la que cuente LA EMPRESA, cuyo tratamiento este enmarcado dentro de la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012). Dicho procedimiento se atenderá siguiendo las siguientes reglas:
a. Las solicitudes serán atendidas por el área de PCR (Peticiones, Consultas y Reclamos) de LA EMPRESA (Responsable) en el correo electrónico servicioalcliente@fruticoladecolombia.com , que al efecto la misma ha dispuesto, o en la dirección Calle 13 No. 32-230 Bodega 5 Acopi , Yumbo, Colombia;
b. Las solicitudes sólo podrán ser presentadas el titular de la información, o por medio de un apoderado o representante debidamente acreditado para tal efecto;
c. LA EMPRESA podrá exigir de forma razonable los documentos o constancias que estime necesarias para la acreditación de la titularidad de la información.
PROCEDIMIENTOS
A. Procedimiento para consulta: La solicitud se radicará ante el área de PCR, a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud, la consulta será atendida dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. Procedimiento para corregir, actualizar o suprimir información. Cuando el titular de la información pretenda corregir, actualizar o suprimir para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
• La solicitud debe ser dirigida a PCR, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
• El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
C. Queja ante la autoridad competente. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
CANALES PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
Los canales que ha dispuesto LA EMPRESA para la atención de los anteriores procedimientos son los siguientes:
Domicilio y Dirección: Acopi Yumbo, Colombia, Calle 13 #32-230 Bodega 5
Página web: https://fruticola.co/
Correo Electrónico: servicioalcliente@fruticoladecolombia.com
Teléfono: (2) 666 8050
VIGENCIA Y MODIFICACIONES:
El presente documento entra a regir a partir del 25 de mayo de 2017. FRUTICOLA DE COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar el presente documento en cualquier momento, no obstante informará oportunamente a los titulares de cualquier modificación sustancial que se haga sobre los mismos. La versión actualizada de este documento podrá permanentemente ser consultada en https://fruticola.co/.
